Яке обладнання знадобиться для конференції

У порівнянні із звичайними мовними виступами набагато ефективнішими виявляються мультимедійні з використанням екранів, звукових колонок та інтерактивних дощок. Відомо, що інформація запам’ятовується набагато краще, якщо вона сприймається не лише на слух, а й візуально. Для ефективного маркетингового заходу або конференції рекомендується використовувати супутнє обладнання.

Що може знадобитися

Один із найважливіших пристроїв для демонстрації графіків, товарів, іншої інформації – відеоекран. З його допомогою можна наочно продемонструвати те, про що розповідає промовець. Фотографії, відео, документи та креслення – все це буде правильно сприйнято при супроводі відеорядом. Сучасні екрани дозволяють підключатися з комп’ютера і навіть телефону, щоб передати всі необхідні файли на велику площину.

Мікрофон – обов’язковий елемент виступів велику аудиторію. Якщо конференц-зал заповнений десятками людей, то слухачі на задніх рядах можуть просто не почути сцену. Тому важливо передбачити наявність обладнання, що посилює звук.

Пристрої для синхронного перекладу необхідні презентації перед іноземними гостями. Без нього подача інформації може втратити сенс, оскільки не всі виступи проводяться загальноприйнятою мовою, яку знає кожен із учасників.

Деякі заходи проводяться за участю віддалених спікерів. У таких випадках підбирається обладнання, призначене для здійснення телемосту – краще, якщо воно дозволяє з’єднати слухачів із промовцем по якісному відеозв’язку.

Якщо одним із важливих етапів є документування та архівування інформації, то для цих цілей також існує спеціальна апаратура. Вона дозволяє в процесі виступів спікерів фіксувати озвучену інформацію і зберігати її у вигляді файлів.

Коли захід має на увазі дискусію між кількома учасниками, приміщення необхідно оснастити конференц-системою, яка дозволить кожному включатися в обговорення так, щоб усьому залу було чути промову.

Особливості вибору

Перед підбором апаратури необхідно скласти список завдань та цілей: які можливості необхідно забезпечити спікерам та слухачам та як вони мають бути реалізовані. Тоді можна визначити кількість та функціонал приладів. Проте слід застосовувати принцип об’єднання: вибирати обладнання, що поєднує кілька функцій, а не окремо. Це зручніше з точки зору доставки та розміщення приладів, економічно доцільно.

При проведенні іміджевих заходів високого рівня важливим буде зовнішній вигляд апаратури, її дизайн та стан (а не лише практичність застосування). Адже вона буде на увазі, тим самим мимоволі формуючи образ організатора та представника компанії. Тому краще звертати увагу на відеостіни та проектори відомих брендів, випущені останніми роками.